Elektronisches
Vertragsmanagement

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Elektronisches Vertragsmanagement

Lösen Sie sich vom Papierchaos und profitieren Sie von den vielen Vorteilen der elektronischen Vertragsakte

Schneller Zugriff

Der schnelle Zugriff auf Ihre digitalen Dokumente mithilfe der Suche über Indizes oder den Volltext ist ein großer Vorteil. Mit der elektronischen Vertragsakte kann jeder berechtigte Mitarbeiter schnell und problemlos auf das ganze Dokument oder Teilbereiche im digitalen Raum zugreifen.

Standortunabhängigkeit

Das elektronische Vertragsmanagement ermöglicht einen standortunabhängigen Zugriff auf alle notwendigen Verträge und Dokumente. Egal, ob Sie beim Kunden, im Homeoffice oder im Büro sind - Sie haben Vollzugriff auf das elektronische Vertragsmanagement.

Sicherheit

Durch sichere Übertragungstechnik, Verschlüsselung, Vergabe von Rollen sowie Zugriffsrechten und Protokollierung ist die Nutzung des elektronischen Vertragsmanagements sicher und geschützt. Verträge und weitere digitale Dokumente sind somit vor Missbrauch geschützt und unterliegen hohen Sicherheitsvorkehrungen.

Effizienz

Die vielen Vorteile des elektronischen Vertragsmanagements, wie die Standortunabhängigkeit und der schnelle Zugriff, optimieren Ihren Workflow und steigern die Effizienz Ihres Unternehmens. So können Sie gezielt und flexibel mit umfangreichen Vertragsakten und anderen digitalen Dokumenten arbeiten.

Datenschutz

Wer auf Verträge und vertragsrelevante Daten zugreifen kann und wer nicht, wird über Zugriffsrechte gesteuert. Teile der Verträge oder eines Dokumentes werden vor Verletzung des Datenschutzes gesichert. Wer und wann mit den Daten gearbeitet hat, wird protokolliert. Zudem wird festgehalten durch wen Veränderungen an Dokumenten vorgenommen wurden.

Rechtlich sicher

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden eingehalten. Die Aufbewahrungsrichtlinien des elektronischen Vertragsmanagements sorgen dafür, dass Dokumente nicht zu früh vernichtet werden, um z.B. im Falle eines Rechtstreits als Beweis zur Verfügung zu stehen. Ebenso helfen die in der Software hinterlegten Richtlinien, Dokumente am Ende des Lebenszyklus zu löschen, wenn dies vorgesehen oder notwendig ist.

Optimales Controlling

Die elektronische Vertragsakte verwaltet mehrere tausend aktive Verträge und bringt Ordnung sowie Übersicht in das Vertrags- und Papierchaos. Verträge und dazugehörige vertragsrelevante Dokumente, Korrespondenzen, Endscheidungsvorlagen, Notizen und E-Mails lassen sich dank des elektronischen Vertragsmanagements optimal verwalten. Sie haben jederzeit den Überblick über vereinbarte Konditionen, Vertragsverlängerungen oder Abhängigkeiten zwischen Verträgen. Das System erinnert außerdem an Fristen, Rabatte und Wiedervorlagen.

Aktualität

Verträge werden geändert, erweitert, an unterschiedliche Personen verteilt, kopiert und verschickt. Das System des elektronischen Vertragsmanagements stellt sicher, dass stets mit der aktuellen oder gültigen Version eines Vertrags gearbeitet wird und auf alle vertragsrelevanten Dokumente digital zugegriffen werden kann.

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Vertragsaktenmanagement

Wir erklären Ihnen die Vorteile des Vertragsaktenmanagements im Video. Profitieren Sie von unseren DMS-Lösungen im Bereich der digitalen Akten.

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